É fato que organizar e realizar eventos não são tarefas simples. Afinal, são muitos detalhes envolvidos e estamos sempre reféns de certos imprevistos que podem mudar por completo o nosso planejamento. Além disso, nem sempre podemos contar com uma equipe grande o suficiente para facilitar esse processo.
A boa notícia é que temos à nossa disposição ferramentas aliadas à tecnologia que auxiliam, e muito, na organização de eventos corporativos e otimizam todo o trabalho. Então, para acertar em cheio e fazer bonito nos eventos da sua empresa, confira as melhores ferramentas de apoio e produtividade!
Melhores apps para organização de eventos corporativos
Talvez o mais falado entre os aplicativos de organização seja o Evernote, que permite compilar conteúdos de diferentes dispositivos e compartilhá-los com outras pessoas, como a sua equipe de eventos, por exemplo.
Basicamente, ele funciona como uma plataforma para anotações, que podem ser feitas de qualquer lugar pelo celular, desde notas de reunião e listas de tarefas até projetos e páginas da web. Também é possível criar combinações de textos, imagens, vídeos, arquivos diversos, áudio e variados recursos. É um aplicativo bastante eficiente para planejar, registrar e organizar em conjunto. Além disso, tem uma versão gratuita para até três usuários trabalharem nos mesmos projetos simultaneamente.
A segunda ferramenta que é bastante eficiente para organizar eventos corporativos é o Super Planner, que oferece uma gama de recursos para fazer um bom planejamento, inclusive projeções e cálculos diversos.
Esse aplicativo possibilita prever a capacidade do local, comportar serviços, staff, tamanhos de mesa, dimensionamento da pista de dança, entre outras particularidades. Ademais, ele entrega mais de 75 dicas úteis que podem auxiliar você em diversas áreas para o seu evento.
Agora, se você estiver buscando por uma solução prática e rápida, que permita compreender toda a organização do seu evento só de “bater o olho”, você precisa conhecer o MindMeister. Com esse aplicativo, é possível criar mapas mentais de forma simples e eficiente, podendo ser usado não somente para eventos, mas para quaisquer atividades que necessitem de planejamento.
E, assim como o Evernote, o MindMeister propicia a opção de compartilhar os mapas com a sua equipe, podendo ser acessados de qualquer lugar e editados simultaneamente. Essa é uma alternativa bastante interessante, tanto pelo aspecto visual quanto pela sua praticidade e eficácia.
Tenha a base para organizar eventos de sucesso
É importante ter em mente que, antes de partir para a escolha das ferramentas de organização do seu evento, você tenha a base, que é o grande segredo para ter sucesso na hora de colocar em prática o seu planejamento.
Então, preparar a sua equipe para lidar com todas as etapas do evento, inclusive trabalhar com a nova ferramenta de organização, oferecer treinamentos, entre outras ações que visam aperfeiçoar os serviços.
Ainda que hoje em dia possamos contar com ótimas ferramentas digitais, não podemos nos esquecer do bom e velho cronograma, que pode ser a sua grande ferramenta de apoio para acompanhar o andamento do projeto.
E, por fim, conte com bons profissionais. Por mais que a organização do evento seja feita de forma otimizada, a qualidade dos profissionais contratados que vão atuar no grande dia, ou mesmo num período, faz toda a diferença nos seus resultados.
Aproveite para conhecer um pouco do meu trabalho de fotógrafo em eventos de diversos segmentos no site ou entre em contato para tirar todas as suas dúvidas.
